Verarbeitungstätigkeiten verwalten
Erfasste Tätigkeiten bleiben sichtbar, bearbeitbar und exportbereit.
Datenschutz-Starter für kleine und mittlere Organisationen
Wenn ein Kunde, ein Auditor oder eine Behörde nach Ihrem Datenschutznachweis fragt, sollten Sie in Minuten eine Antwort haben.
Datennachweis.de ist Ihr Datenschutz-Starter. Er bündelt Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) und eine Übersicht Ihrer Auftragsverarbeiter (AVV) an einem Ort, strukturiert erfasst und jederzeit exportierbar.
Kein Ersatz für individuelle Rechtsberatung, aber eine solide Grundlage für Ihr Unternehmen.
Frühzugang: derzeit kostenlos nutzbar.
Warum nicht einfach eine KI-Vorlage oder eine Excel-Liste?
Eine einmalig erstellte Vorlage ist in dem Moment veraltet, in dem sich etwas ändert. Bei Datennachweis.de pflegen Sie Ihr Verzeichnis weiter, statt es einmal zu erstellen und zu vergessen. Der Export zeigt immer den aktuellen Stand.
So sieht Datennachweis in der Praxis aus
Die Screenshots zeigen echte Produktbereiche mit Demo-Daten: den Arbeitsbereich, die detaillierte Erfassung und den Excel-Export. Klicken Sie auf ein Bild, um es größer zu öffnen.
Geführter Arbeitsbereich
Profil, Verarbeitungstätigkeiten und Export sind als klarer Ablauf sichtbar.
Detaillierte Erfassung
Zwecke, Datenkategorien, Empfänger, TOMs und Review-Hinweise werden strukturiert erfasst.
Export als Excel-Datei
Die erfassten Angaben werden als strukturierte Excel-Datei bereitgestellt.
Warum eine lose Excel-Liste schnell schwierig wird
Ein VVT beginnt oft pragmatisch in Excel. Mit wachsender Anzahl von Tätigkeiten wird es aber schwieriger, Zuständigkeiten, Review-Stände und risikorelevante Angaben einheitlich nachzuhalten.
Frei gewachsene Excel-Liste
- · unterschiedliche Spalten und Begriffe
- · unklare Review- und Versionsstände
- · Angaben zu Empfängern, TOMs oder Drittlandtransfer an verschiedenen Stellen
Struktur mit Datennachweis
- · einheitliche Felder für Organisation und Tätigkeiten
- · separate Datenbestände je Organisation
- · exportierbares Ergebnis als Excel-Datei
Für wen ist Datennachweis?
Datennachweis richtet sich an Organisationen und Datenschutzberater, die ein schlankes Werkzeug für die strukturierte VVT-Dokumentation benötigen.
Kleine und mittlere Unternehmen
Für Organisationen, die ihr Verarbeitungsverzeichnis nachvollziehbar erfassen und intern pflegen möchten.
Datenschutzberater
Für Berater, die wiederkehrende VVT-Arbeit mit Mandanten strukturierter vorbereiten und prüfen möchten.
Teams mit bestehender Excel-Liste
Für Nutzer, die von frei gepflegten Tabellen zu einem klareren Ablauf mit Exportmöglichkeit wechseln wollen.
Sie können in einem Konto mehrere Organisationen anlegen und zwischen ihnen wechseln – jede wird separat geführt.
So funktioniert es
1
Konto und Organisation anlegen
Legen Sie ein Konto an und erstellen Sie die Organisation, für die das VVT geführt werden soll.
2
Organisationsprofil ausfüllen
Erfassen Sie Angaben zur verantwortlichen Stelle, zum gesetzlichen Vertreter, zur Aufsichtsbehörde und – falls vorhanden – zum Datenschutzbeauftragten.
3
Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren
Dokumentieren Sie Zwecke, Datenkategorien, betroffene Personen, Empfänger, Drittlandtransfer, TOMs sowie Review- und Versionshinweise.
4
VVT als Excel-Datei exportieren
Exportieren Sie aus den erfassten Angaben eine strukturierte Excel-Datei im XLSX-Format – mit Bereichen für VVT, Organisation und Metadaten.
Was Datennachweis bereits abbildet
Organisationsprofil
Verantwortlicher, Adresse, Kontakt, gesetzlicher Vertreter, Aufsichtsbehörde, Datenschutzbeauftragter sowie optionale Angaben zu gemeinsamen Verantwortlichen oder Vertretern.
Verarbeitungstätigkeiten
Bezeichnung, Zweck, IT-System, Fachabteilung, betroffene Personen, Datenkategorien, interne und externe Empfänger sowie Aufbewahrung und Löschung.
Risikorelevante Angaben
Besondere Kategorien, Daten nach Art. 10 DSGVO, Drittlandtransfer, Schutzmaßnahmen, TOMs, Review-Datum und Versionshinweise werden strukturiert erfasst.
Export als Excel-Datei
Die erfassten Daten werden in eine Excel-Datei im XLSX-Format exportiert – mit getrennten Bereichen für VVT, Organisation und Exportinformationen.
Häufige Fragen
Was kann ich mit Datennachweis konkret erfassen?
Sie können Organisationsdaten, Verarbeitungstätigkeiten, Empfänger, Datenkategorien, Drittlandtransfers, TOMs sowie Review- und Versionshinweise strukturiert dokumentieren.
Kann ich das Verzeichnis exportieren?
Ja. Der Export erfolgt als Excel-Datei im XLSX-Format.
Werden meine Daten sicher gespeichert?
Jede Organisation hat einen abgetrennten Datenbestand. Zugriff auf Organisationsdaten erfordert eine aktive Mitgliedschaft. Es gibt keine öffentlich zugänglichen Datenbereiche.
Wie ist der aktuelle Frühzugang gemeint?
Der vollständige Funktionsumfang ist derzeit ohne Kreditkarte nutzbar. Bezahlte Tarife werden später separat auf der Preisseite angekündigt.
Ersetzt Datennachweis eine Datenschutzberatung?
Datennachweis ist ein Werkzeug zur Dokumentation – kein Rechtsberatungsprodukt. Für die inhaltliche Korrektheit Ihres Verarbeitungsverzeichnisses sind Sie verantwortlich.
Kann ich mehrere Organisationen verwalten?
Ja. Sie können in Ihrem Konto mehrere Organisationen anlegen und zwischen ihnen wechseln. Jede Organisation wird separat geführt.
Fehlt Ihnen etwas?
Teilen Sie uns Wünsche, fehlende Funktionen oder Verbesserungsvorschläge mit.
Erstes VVT strukturiert anlegen
Erfassen Sie Organisationsprofil und Verarbeitungstätigkeiten in einer klaren Struktur – und exportieren Sie das Ergebnis als Excel-Datei.
Der Frühzugang ist derzeit kostenlos nutzbar.